Notionの使い方。自分専用ビジネス管理ツールとして使う。【用途11選】

2021年10月31日 2022年08月17日

たぐ（https://twitter.com/tagtaz74）と申します。東京のWeb制作会社でプロデューサーをしています。

今回は、Notionの具体的な用途について紹介します。

Notionはいわゆるノートアプリと言われるものですが、高機能なデータベース機能を備えており、単純なノートというカテゴリーでは括れない能力を秘めています。

Notionの用途は無限・・・でも具体的なイメージを持ちたい方へ。

特に最近はYoutubeでも「Notionすごい、便利」という論調の動画などが数多くアップロードされているようですが、その具体的な利用方法について紹介しているものは少ないように感じます。

ま、使いようは人それぞれで無限のバリエーションがある、と言ってしまえばそれまでなのですが、Notionを使ってみようかな、という人にとってはイメージが湧かないかもしれないでの私の利用方法・用途をざっと紹介します。

用途を全部で11個紹介します。

これまで、このブログでも取り上げているのでそこに記載しているものも含みますが、自分の用途として最も利用頻度の高いものから順番に紹介します。

個人利用というよりは、仕事での利用も多いという点はご了承ください。

1. To Do管理

これは、ほぼ毎日使っています。仕事を始める朝に、今日やるタスクの確認、対応漏れのタスクはないか、そういうことをNotionのボードビューで確認するようにしています。こちらは以前記事にしているのでよろしければそちらを参照ください。

2. ブログの下書き

まさに、今ご覧いただいているこのブログの下書きはNotionを使っています。 Notionはマークダウン記法に対応しているので、Wordpressへの記事投稿がしやすいのです。 Notionから直接サーバにアップロードする、ということは出来ませんが、コピー＆ペーストでH2、H3といった見出しレベルなどは保持したままWordpressの記事投稿画面にペーストできます。

以前はBearというノートアプリで記事の下書きをしていましたが、最近は利用アプリをNotionに集約することにトライしており、Bearの利用頻度は少し下がり気味です。

3. webクリップ

これも以前記事にしていますので詳しくはそちらの記事をご覧ください。

要は「あとで読む」サービスとして使っています。 ChromeやSafariの拡張機能を使えば、webページのコピーをNotionに保存できます。

以前は、Pocketというアプリを使っていましたが、Notionなら無料でほぼ同等、もしくはそれ以上のことが可能です。

4. web制作のナレッジ整理

例えば、私の場合だと・・・

web制作のワークフロー
SEO施策一覧
webディレクターに求められるスキル

とか。ただの雑記というよりも何らかのテーマ性を持った情報整理に使っています。

5. 仕事のプロジェクト別の情報整理

提案書の下書き
競合調査
現状サイト分析
プロジェクト別の設定情報

など。これはプロジェクト別で色々ですね。

議事録もNotionに整理しようかと思っているところですが、現状そこまでの管理はできていません。

6. 自分オリジナルの英単語帳

これは結構使い方として良いな、、と思っているのですが、自分だけの英単語帳を作っています。具体的には、英語のサイトや英語のYoutubeの動画などを見て、引っかかった単語が出てきたら、ここにその単語と意味を書いていくようにしています。

一回自分が引っかかった単語というのは、結構その後も引っかかる可能性が高く、それを意識的に記録していくことで記憶への定着が進むように思います。

7. メールフォーマット管理

仕事で使うメールのフォーマットもNotionで管理。例えば

クライアントへの請求書送付時
協力会社への発注書送付
休暇連絡
日報
業務委託基本契約締結依頼
会社webサイトの問い合わせフォームからの問い合わせに対する返信

などなど。こういうのも整理しておかないと地味に探したり新規に書くのに時間を要したりする。

8. 営業資料としての会社案内

会社案内の情報も一旦Notionの中にぶっ込んでいます。以前は、会社案内のPDFファイルを別で作っていたのですが、その情報更新が面倒になり、都度更新がしやすいNotionにページとして情報をまとめることにしました。

画像も差し込めるし、見出しで伝えたいことの強調もできるので、冊子形式のものでなくてもweb会議などで情報をお伝えする分には必要十分と感じています。

会社の基本情報
強み
サービス
体制

といったことをそれぞれ別ページでまとめています。 webページのような管理をNotion上でしているということですね。

9. 営業資料としての制作事例

会社で制作したweb制作の事例をNotionのギャラリービューを使って一覧できるようにしています。これもwebサイトに掲載している情報を別で整理しなおしたものなのですが、クライアント別、サイト種類別、担当者別などでフィルタできるのでとても便利です。

制作事例ってコーポレートサイトだと大きめのリニューアルとか、見栄えのするものをピックアップしがちですが、営業資料として事例を紹介するときって、

明確に施策を打って顕著な成果をアピールできる事例
具体的なKPIを設定した事例
施策に紐づいたランディグページ
代理店経由の案件もしくは直接受託した案件

などを提示したいケースってそれなりに多いのですよね。なので、コーポレートサイトに掲載している事例とはまた違った分類ができるので重宝しています。

10. 取引先情報管理

クライアントの管理は、基本会社の顧客管理システムがあるので、それとは別管理をしているわけではないのですが、制作事例にクライアント名、協力会社名を紐づけるにあたり、それらを取引先管理という形でデータベースにしておくと、それを参照することができるので、情報を二重管理せずに済むので都合が良いのです。

11. 汎用的に使えるURL一覧

会社で汎用的に使うURL一覧です。

これは今のところ自分用に管理しているものですが、会社で共有するURLって色々あります。例を出すと、在席表、勤怠管理サイト、給与報告ページ、申請フォーム、各種制作ガイドライン、チェックシート、管理表などなど。

そういう会社で使うURLをNotion上で管理しています。今のところ私個人のアカウントに紐づけて管理をしていますが、そのうち会社用のアカウントを作成してそちらで共有しても良いかもなと思っています。

用途は使う人次第。

いかがだったでしょうか。今回はwebプロデューサーの自分がNotionでどういう情報を管理するのに活用しているか、ということをまとめてみました。もちろん、あくまで現状のものなので、今後も活用を継続していくうちに別の使い方、別のデータ管理もNotionに統合して行ったりということもあると思います。

いずれにせよ、ナレッジ、フォーマット、ToDoなどさまざまなデータ管理、特に何らかの型を持つような情報を束ねて管理したいような場合には特にNotionは有効なので、皆さんなりの使い方を模索してみていただければと思います。ではでは。